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关于2018届毕业班档案整理说明

2018-06-03
王蓉琳

关于2018届毕业班档案整理说明

    1、所带毕业班的学生档案是否已经领取,并在学生处填写了领取登记表,如没有领取或登记请立即与学生处工作人员联系。

    2、毕业生毕业离校前填写的相关表格(大学生登记表,高中档案,学生体检表,军训成绩表,学生成绩表(加盖教务处的章),毕业生报到证第二联,评优材料,荣誉证书复印件,毕业资格审查表,毕业生登记表)盖完相应的部门鲜章后装入学生档案中。

    3、涉及到有获得校级以上奖励、优秀大学毕业生或各类竞赛获奖的重要获奖材料,装入学生档案中。

    4、达到毕业条件的毕业生档案整理好后密封,装入信封;未达到毕业条件的毕业生档案整理好后以院系为单位统一交回学生处。

    5、专升本学生的档案,根据录取院校的实际情况统一邮寄到升本高校或由学生自提,具体安排听候通知。

    6、关于进修生档案特别说明:进修生只要学业合格,档案材料必须完善、齐全,次年再予以寄出或者自提。

    7、档案邮寄单上一定要备注学生姓名,并将整理的《2018届(2015级)毕业生档案邮寄情况登记》(辅导员制表时,将表命名为辅导员名字+班级名称)附件1共享在班级群里,提醒通知每位学生及时查询档案归属地,并按报到证时间回档案遣返地报到及确认档案到达情况,同时发给各院系学工秘书,并上传学工档案管理系统【学生工作管理信息系统     档案管理 (重庆信息) 档案信息结果   并导入】(附件3)。各院系学工秘书汇总成《2018届xx学院毕业生档案邮寄情况登记总表》,发至学生处档案管理老师何俊琳的OA。

    8、档案寄出后,以院系为单位,将没有顺利毕业学生(未达毕业条件、退学、预备生 休学......等)的档案分类打捆(每捆上附上名单,辅导员签字)交至本院系学工秘书处,并将整理好的《2018届档案未寄走情况登记》(附件2)表(辅导员制表时,将表命名为辅导员名字+班级名称)电子档交与学工秘书汇总。学工秘书汇总成一张总表后,将电子表统一命名为《2018届xx学院未寄走名单汇总表》,发至学生处档案管理老师何俊琳的OA。纸质汇总表签好字(学工秘书和书记签)交至学生处何俊琳,并把本院系未寄走档案分类打捆(每捆上附上名单,学工秘书和书记签字)交至学校档案室张小平老师处。

    9、6月中旬学生处统一安排对各院系毕业生档案整理的合规性、完善性进行抽查。

    10、如有其它情况不明处,请与学生处何俊琳联系。

 

附件:  1、2018届(2015级)毕业生已邮寄档案登记

        2、2018届(2015级)档案未寄走情况登记

        3、学生工作管理信息系统毕业生档案 导入

 

学生处

2018年 06月03日